Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu Biuletyn Informacji Publicznej

Rozporządzenie w sprawie zasad postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych

Dz.U. z 2019 r. poz. 1004

 

Rozporządzenie
Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej

z dnia 27 maja 2019 r.

w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych
w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym

Na podstawie art. 12a § 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2018 r. poz. 1302, z późn. zm. 1)) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1
Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa:

  1. sposób tworzenia i przetwarzania akt spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym, zwanych dalej „aktami spraw”;
  2. warunki i tryb przechowywania akt spraw;
  3. warunki i tryb przekazywania akt spraw do właściwych archiwów państwowych;
  4. warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.

§ 2. 1. Tworzenie akt sprawy następuje na podstawie zarządzenia przewodniczącego wydziału.

2. Wyboru pomiędzy postacią elektroniczną a papierową tworzenia akt danej sprawy dokonuje przewodniczący wydziału w zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, z uwzględnieniem przepisów wydanych na podstawie art. 11 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. – Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2107 oraz z 2019 r. poz. 125 i 914). W przypadku utworzenia akt danej sprawy w postaci elektronicznej, nie jest możliwe dokonanie zmiany sposobu ich tworzenia na postać papierową.

 

Rozdział 2
Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci elektronicznej

§ 3. 1. Na akta sprawy w postaci elektronicznej składają się:

  1. dokumenty elektroniczne otrzymane przez sąd,
  2. dokumenty elektroniczne wytwarzane przez sąd,
  3. dokumenty przekształcone z postaci papierowej do postaci elektronicznej

– wraz z metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553 i 730).

2. Metadane, w rozumieniu ust. 1, przechowuje się wraz z dokumentami, których one dotyczą.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, wraz z ich metadanymi, przetwarzane są z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego sądu, spełniającego wymogi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 4. 1. Dokument w postaci papierowej, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci elektronicznej, przekształca się do postaci elektronicznej poprzez sporządzenie jego uwierzytelnionej kopii.

2. Po przekształceniu dokument w postaci papierowej przekazuje się do składu chronologicznego stanowiącego uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu teleinformatycznego sądu.

3. Jeżeli dokonanie pełnego przekształcenia dokumentu w postaci papierowej do postaci elektronicznej jest niemożliwe ze względów technicznych albo niezasadne ze względu na koszty przekształcenia, związane w szczególności z objętością lub stanem zachowania dokumentu, w aktach sprawy w postaci elektronicznej przechowuje się podstawowe dane pozwalające na identyfikację dokumentu, dane istotne dla sprawy oraz możliwe do przekształcenia fragmenty dokumentu.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, w aktach sprawy w postaci elektronicznej zamieszcza się również informacje o sposobie i miejscu przechowywania dokumentu w postaci papierowej, nieprzekształconego do postaci elektronicznej.

5. Przekształcanie dokumentów następuje z uwzględnieniem minimalnych wymagań technicznych dla odwzorowań cyfrowych, określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

 

Rozdział 3
Szczegółowy sposób tworzenia i sposób przetwarzania akt spraw w postaci papierowej

§ 5. 1. Akta sprawy w postaci papierowej umieszcza się w oddzielnych okładkach, oznaczonych co najmniej sygnaturą sprawy oraz symbolem sprawy.

2. Karty akt sprawy w postaci papierowej numeruje się i łączy za pomocą środków, które nie degradują struktury fizycznej dokumentu.

§ 6. Dokument elektroniczny, w celu dołączenia do akt sprawy w postaci papierowej, przekształca się do postaci papierowej poprzez sporządzenie uwierzytelnionego wydruku zwizualizowanego dokumentu, zawierającego w szczególności:

  1. jednoznaczny identyfikator tego dokumentu umożliwiający odnalezienie pierwowzoru w systemie teleinformatycznym sądu;
  2. datę wykonania wydruku;
  3. podpis upoważnionego pracownika sądu dokonującego wydruku.

 

Rozdział 4
Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

§ 7. Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią A, zwane dalej „aktami spraw kategorii A”, i akta niestanowiące takich materiałów, oznaczane kategorią B, zwane dalej „aktami spraw kategorii B”.

§ 8. 1. Do akt spraw kategorii A zalicza się:

  1. akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;
  2. akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze względu na występujące w sprawie osoby;
  3. akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;
  4. akta spraw, w których sąd skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;
  5. akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowoadministracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych;
  6. akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2–5, z każdego roku i z każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd, przewidzianych w wykazie symboli spraw sądowoadministracyjnych.

2. Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1:

  1. pkt 2–5 – dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy albo posiedzenia lub sędzia sprawozdawca;
  2. pkt 6 – dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 18 ust. 1.

3. Do kategorii A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze.

4. Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii B przepis ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

5. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnych, z uwzględnieniem ust. 1.

§ 9. 1. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze mogą być prowadzone w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym sądu.

2. Repertoria i skorowidze prowadzone w postaci elektronicznej, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.

3. Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.

4. Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub skorowidza są:

  1. identyfikator –  jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub skorowidza, który umożliwia jego identyfikację;
  2. twórca – dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub skorowidza, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;
  3. tytuł – nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub skorowidzowi, a w przypadku zmiany – ujawniająca jej dokonanie;
  4. data – rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub skorowidz;
  5. format – nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub skorowidza;
  6. dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub skorowidz;
  7. typ – określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub skorowidza (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;
  8. relacja – określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub skorowidza z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
  9. grupowanie – wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub skorowidza do zbioru dokumentów;
  10. kwalifikacja – kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub skorowidz;
  11. język – kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
  12. opis – streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub skorowidza;
  13. uprawnienia – wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub skorowidzem.

§ 10. 1. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w sądzie przez okres 30 lat.

2. Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie:

  1. przez 10 lat – gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;
  2. przez 5 lat – gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.

3. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych zaliczone do kategorii B przechowuje się przez okres 10 lat.

§ 11. 1. Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczone są od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie.

2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt spraw liczony jest od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.

3. Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych stanowiących repertoria i skorowidze liczony jest od dnia 1 stycznia roku następującego po ich zamknięciu.

§ 12. 1. Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.

2. Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw w postaci elektronicznej spełnia system teleinformatyczny sądu, o którym mowa w § 3 ust. 3.

§ 13. Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

§ 14. Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.

§ 15. 1. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia wydaje prezes sądu.

2. Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom państwowym albo do zniszczenia.

§ 16. Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 17. W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania, przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw.

 

Rozdział 5
Warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania

§ 18. 1. Przed przekazaniem akt spraw do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia.

2. Komisja może w uzasadnionych wypadkach zaproponować zmianę kwalifikacji akt spraw z kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt spraw kategorii B. Komisja nie może dokonać zmiany kwalifikacji akt spraw zaliczonych do kategorii A.

3. Propozycja komisji, o której mowa w ust. 2, podlega na wniosek prezesa sądu zatwierdzeniu przez dyrektora właściwego archiwum państwowego.

4. Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół, który przedstawia prezesowi sądu do zatwierdzenia.

5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.

§ 19. Przekazanie akt spraw do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

 

Rozdział 6
Przepis końcowy

§ 20. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 31 maja 2019 r. 2)

 


1) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2018 r. poz. 1467, 1544 i 1629 oraz z 2019 r. poz. 11, 60, 848 i 934.

2) Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 18 kwietnia 2011 r. w sprawie w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. poz. 505), które utraci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, na podstawie art. 4 pkt 1 ustawy z dnia 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. poz. 183, z 2015 r. poz. 1311, z 2016 r. poz. 1579, z 2018 r. poz. 696 i 1544 oraz z 2019 r. poz. 60, 848 i 934).

Metryczka
  • wytworzono:
    26-06-2019
    przez: Grażyna Nowak
  • opublikowano:
    26-06-2019 13:22
    przez: Przemysław Olszewski
  • zmodyfikowano:
    26-06-2019 13:50
    przez: Przemysław Olszewski
  • podmiot udostępniający:
    Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu
    odwiedzin: 257
Dane adresowe:

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu
61-815 Poznań
ul. Ratajczaka 10/12

Dane kontaktowe:

tel.: 61 85 66 732, 61 85 66 865
fax: 61 85 66 710
e-mail: wis@poznan.wsa.gov.pl
strona www: bip.wsa.poznan.pl

Nasza strona używa plików cookies. Przeczytaj politykę prywatności
×